上班族用 AI 做簡報：先整理論點，再處理畫面

把一份長文件交給 AI，不一定就能得到一份好簡報。簡報要幫助聽眾理解問題、比較選項或做決定，因此第一步應是確認會議目的，而不是先選華麗版型。

先問：聽眾看完要知道什麼？

例如一份活動提案，希望主管確認對象、流程與資源需求。你可以先寫三句結論，再找支持它們的資料。若沒有結論，簡報很容易變成資料堆疊；若沒有資料，則可能只剩漂亮的主張。

讓 AI 協助結構，不替資料背書

提供已確認的內容，請工具整理為「問題、建議、依據、下一步」的大綱，並明確要求缺少的資訊標為待補。逐項核對日期、金額、名稱和引述，不接受看似完整卻無來源的數字。公司內部文件應依組織規則使用，必要時先移除敏感資訊。

一頁只承擔一個主要訊息

例如「目前的報名流程有三個卡點」，就讓這一頁用流程圖說明卡點，不再加入整年的銷售摘要。標題最好直接說出訊息，內文只放支持內容。細節可以放備用頁，避免觀眾一邊聽你說話、一邊讀滿版小字。

示意：先確認要讓聽眾做什麼決定，再挑選支持論點的圖像；概念圖不是績效數據。

圖片與圖表各有任務

情境插圖可以幫助理解抽象概念；真實績效應使用已核對的數據圖表。不要用生成圖片模擬不存在的成長曲線，再當成公司成果。若使用示意圖，清楚標示它是概念說明，並讓圖的資訊與口頭說明一致。

最後做一次完整彩排

用實際播放尺寸檢查字級、對比、頁面順序與時間。問自己每張圖片是否幫助理解，沒有作用的裝飾就刪除。把簡報給一位不熟悉專案的人，請他說出你的建議和需要的決定；若他說不出來，應先改結構，而不是只換配色。

今天的練習：選一項工作提案，先做五頁草稿：問題、目標、方案、依據、下一步。完成內容後，再用 AI 協助一張真正需要的圖解。這個順序能讓工具服務你的思考。